Как составить отчет, чтобы его приняли с первого раза
Как составить отчет, чтобы его приняли с первого раза
16 февраля 2018

Основную часть времени при подготовке отчета, как правило, занимает даже не сама подготовка данных, а именно грамотное их изложение.

Почему это важно HR менеджера?

Ни для кого не секрет, что по завершении того или иного проекта приходится делать отчёт, которому уделяется немалое количество рабочего времени вне зависимости от его вида: будь то ежедневный на планерках или ежемесячный, квартальный или годовой отчёт.

Основную часть времени, как правило, занимает даже не сама подготовка данных, а именно грамотное их изложение в отчёте.Согласование с руководителем – второй по значимости этап.

Моя знакомая работает в международной компании, и достаточное количество её времени тратится на составление отчётов. Отчеты, как правило, редко принимаются руководством с первого раза. Составление правильного, понятного отчёта зачастую становится проблемой для многих.

Нам посчастливилось побеседовать с Павлом Лебедевым, спикером №1 по дизайну в России. Павел, непосредственно, занимается тем, что обучает сотрудников и топ-менеджеров многих передовых компаний (в числе которых «Центробанк», «Северсталь», «ErnstandYoung») тому, как корректно и грамотно составлять отчёты, делать презентации, разрабатывать коммерческие предложения.

С лекциями Павла можно познакомиться на сайте лебедевпавел.рф 

 

Зачем отчёт вашему руководителю?

Многие сотрудники не задают себе вопрос: «Зачем отчёт нужен моему руководителю?». И стоит признать – зря. Ведь отчёт для руководителя сравним с пилотом для самолёта. Именно на основании отчётных показателей руководитель принимает то или иное решение. Основываясь на предоставленном отчёте, он может понять, заслуживает ли сотрудник его доверия. Хороший отчёт – гарантия руководителя в том, что работа может быть сделана качественно даже в его отсутствие. Сотрудник, в свою очередь, должен стремиться к согласованию отчёта с руководством с первого раза. Нельзя не согласиться, что это идеальный результат для обеих сторон производственного процесса.

 

 

Исходя из объёма фактической информация и характера принимаемого решения выделяют оперативный, аналитический и стратегический отчёт.

 

Как сделать идеальный отчёт?

Успех отчёта обусловливается ответами на три основных вопроса:

  1. Кто проверяет отчёт?
  2. Какие решение принимаются на основании отчёта?
  3. Что нужно знать для принятия этих решений?

Ответы на эти вопросы помогут определить характер и внутреннюю структуру отчёта.

 

Какие решения принимает руководитель на основании отчета?

Есть 6 типов решений, которые руководитель может принять после знакомства с отчётом:

  1. Запросить дополнительную информацию или попросить переделать отчёт (обычно это делается по причине недостаточности данных для принятия решения).
  2. Продолжить, изменить или остановить работу по проекту.
  3. Уменьшить или увеличить ресурсы на задачу: время, деньги, люди и т.д.
  4. Ослабить или усилить контроль над задачами.
  5. Выбрать инструмент из предложенных (например, если вы делаете отчет по подрядчикам, с которыми хотите работать).
  6. Утвердить план на следующий период или определить KPI - показатели и т.п.

 

 

Как узнать, что нужно руководителю

Если именно руководитель принимает решения на основании отчёта, то лучше его лично спросить о том, что конкретно нужно.  Часто бывает так, что руководитель не может знать, какие решения будут приниматься на основании предоставленного отчёта. Это бывает в тех случаях, когда отчёт отправляется вышестоящему руководству или другому подразделению.

Визуализация данных в презентациях

 

Как найти и выделить важное в документе

Чтобы найти важное в документе, нужно промаркировать (пронумеровать от 1 до 10) аспекты важности в принятии правильного решения – указать, насколько тот или иной блок информации, слайд, абзац, график или фраза, помогают в этом. Из списка станет видно, влияет ли как-то представленная информация на решение. Не стоит акцентировать внимание на информации, которая лишь подтверждает ключевой вывод.

Среди всей информации нужно найти так называемый «Царь-вывод» («Царь-цифру») – это тот показатель, который и поможет принять решение.

В текстовых документах проще всего выделить этот показатель таким образом:

  1. Выделите весь текст в документе, таблице или презентации;
  2. Сделать текст настолько бледно-серым, насколько это возможно. Текст при этом должен быть читабелен;
  3. В каждом абзаце найти те слова, которые содержат в себе основную смысловую нагрузку. А в таблице - те цифры, на которое должно быть обращено особое внимание;
  4. Выделить эти тексты чёрным цветом. Остальной текст – оставить серым;
  5. Собрать все выделенные важные факты в один короткий заголовок перед абзацем.

Таким образом, важное в документе окажется заметным, а «серый» текст не будет отвлекать от сути.

Лекция по типографике - «Как работать с текстом» 

 

Итог

Важно понимать, как делать отчёт так, чтобы он оказался одобрен руководством с первого раза при минимально потраченном на это времени руководителя.

Конечно, данная статья не подразумевает раскрытия всех возможных ситуаций и исходов при работе с отчётами. Но главные принципы такой работы – понятны.

Если возник интерес детальнее изучить тему визуализации данных, смотрите лекцию: «Как визуализация данных может искажать объективную картину и как ее сохранить»

Если вы сталкивались с сотрудником, который выполнял непонятный отчёт, то рекомендуйте ему (и даже, возможно, его руководителю) принять участие в тренинге Павла Лебедева, о котором говорилось выше.Стоит отметить, что уже после первого занятия 18% студентов тренинга получают благодарность от руководителей.

Переходите по ссылке и получите специальные условияна тренинг Павла Лебедева «Идеальный отчет: как создавать отчеты, которые экономят время руководителя». Скажите промо-код «skillsup.ru» и получите бонусную лекцию, встречу или разбор в дополнение к тренингу.

Получи доступ к мастер-классам топовых спикеров и базе полезных материалов


Читайте также
Давайте ускоримся
Давайте ускоримся

Продолжаю делиться с Вами историями из своего опыта в дизайне.

14.02 0
Точно по брифу
Точно по брифу

Друзья, хочу поделиться с Вами одной историей из своей практики.

10.02 0
Что нужно знать дизайнеру перед присоединением к стартапу
Что нужно знать дизайнеру перед присоединением к стартапу

Как правильно искать работу дизайнеру в стартапах. На что обращать внимание при приёме на работу и какие вопросы нужно задавать стартапу чтобы не потратить время зря.

13.11 0
JavaScript, Flash и типографика - когда это вредно?
JavaScript, Flash и типографика - когда это вредно?

Как JavaScript, Flash и неудачная типографика могут обернуться катастрофой для посетителей вашего сайта.

16.05 0
Комментарии

×
Подписка на новости Skillsup

Заполните поля, чтобы получать новости о дизайне от Skillsup,
обещаем не тревожить чаще 2-х раз в неделю.
Если передумаете — во всех письмах будет ссылка на отписку.